Приложение №1
к приказу ООО «Комплекс-А»
№ 7 от 10.01.2016 г.
ПОЛИТИКА
в области обработки и защиты персональных данных
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всех персональных данных, которые ООО «Комплекс-А» (далее – Компания) может получить от субъектов персональных данных – работников, собственников и нанимателей помещений в многоквартирных домах, контрагентов, третьих лиц в договорных обязательствах.
1.2. В настоящей Политике используются следующие основные понятия:
персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
1.3. Целью настоящей Политики является соблюдение прав субъектов персональных данных при обработке их персональных данных Компанией.
1.4. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.5. Настоящая политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Компании, описывает основные цели, принципы обработки и требования к безопасности персональных данных в Компании.
1.6. Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Компании.
2. Принципы и цели обработки. Состав персональных данных
2.1. Обработка персональных данных Компанией осуществляется на основе принципов:
обработка персональных данных субъектов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
персональные данные Компания получает только у самого субъекта (или его законного представителя);
при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях, актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Компанией принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
2.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Компанией с целью осуществления прав и обязанностей работников в соответствии с трудовым законодательством; ведения персонифицированного учета; исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Компанией хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.
2.3. Компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:
2.3.1. В отношении работников: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес регистрации и место жительства, реквизиты основного документа, удостоверяющего личность гражданина, данные страхового свидетельства, семейное и социальное положения, образование, квалификация, профессия, сведения о воинском учете (при их наличии), данные медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством РФ);
2.3.2. В отношении собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов:
– анкетные данные (фамилия, имя, отчество, число, месяц, год рождения и др.);
– паспортные данные;
– адрес регистрации;
– адрес места жительства;
– семейное положение;
– статус члена семьи;
– наличие льгот и преимуществ для начисления и внесения платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги;
– сведения о регистрации права собственности в Едином государственном реестра прав на недвижимое имущество (ином уполномоченном органе), а равно о иных правах на пользование помещением, в том числе о его площади, количестве проживающих, зарегистрированных и временно пребывающих;
– размер платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги (в т.ч. и размер задолженности);
– иные персональные данные необходимые для исполнения договоров.
3. Условия обработки
3.1. Порядок работы с персональными данными в Компании регламентирован действующим законодательством РФ, внутренними документами Компании и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
3.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.
3.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.
3.4. Компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.
3.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.
3.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними, Компанией применяются организационные и технические меры.
4. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных
4.1. Для защиты персональных данных при их обработке в Компании применяются следующие организационные и технические меры:
доступ к персональным данным предоставляется только тем сотрудникам Компании, на которых возложена обязанность по их обработке. Указанные лица имеют право на обработку только тех персональных данных, которые необходимы им для выполнения конкретных функций, связанных с исполнением должностных обязанностей;
обработка персональных данных ведется сотрудниками Компании на рабочих местах, выделенных для исполнения ими должностных обязанностей;
рабочие места размещаются таким образом, чтобы исключить бесконтрольное использование конфиденциальной информации;
конфиденциальная информация, содержащая персональные данные субъектов персональных данных, проходит процедуру уничтожения в сроки, установленные законодательством РФ;
проводятся процедуры, направленные на обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
разграничены права доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных;
проводится ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ в силу своих должностных обязанностей, с положениями законодательства РФ, требованиями к защите персональных данных, локальными нормативными актами Компании по вопросам обработки персональных данных;
своевременно выявляются и предотвращаются нарушения требований законодательства РФ в области обработки персональных данных, устраняются последствия таких нарушений;
проводится контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, а также проводится контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным нормативным актам Компании.
5. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
5.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Компания безвозмездно предоставляет в течение 20 дней с даты получения запроса или обращения персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме, исключающей предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных.
5.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных, только если они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством РФ, либо на основании договоров с Компанией, заключенных в связи с требованиями законодательства РФ.
Основанием для сотрудника Компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция генерального директора организации на соответствующем запросе либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.
В соглашение (договор) об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений, составляющих персональные данные субъектов, а также служебной информации, ставшей известной в ходе выполнения работ, если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.
5.3. При передаче персональных данных субъектов Компания и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;
предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
ведут учет передачи персональных данных субъектов по поступившим в Компанию запросам субъектов.
6. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение,
обработку и хранение персональных данных
6.1. Должностные лица Компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
6.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором Компании.
7.2. Настоящая Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства РФ, указаний контролирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Компании в области защиты конфиденциальной информации.
7.3. В случае изменения законодательства РФ в области защиты персональных данных, нормы настоящей Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
7.4. Настоящая Политика хранится в печатном виде по адресу: г. Астрахань, ул. Звездная, д. 5 корп. 1, кв. 50, в электронном виде размещена на официальном сайте управляющей компании ООО «Комплекс-А» https://kompleks-a.ru.
